Versión 3, junio 2023

1. Responsable del Tratamiento

2. Definiciones

3. Ámbito de aplicación

4. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidades del mismo

4.1. Tratamiento de datos personales de padres de familia y acudientes

4.2. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

4.3. Tratamiento de datos personales relativos a la salud de niños, niñas y adolescentes (enfermería y alergias alimentarias)

4.4. Tratamiento de datos personales relativos a la salud (psicología)

4.5. Tratamiento de datos biométricos de niños y niñas (imágenes, fotografías y videos)

4.6. Tratamiento de datos biométricos de funcionarios del colegio.

Así mismo, El Colegio recolecta datos biométricos de mayores de edad pertenecientes a la comunidad educativa como docentes y funcionarios. En concreto, esta recolección tiene las siguientes finalidades:

4.7. Tratamiento de datos biométricos de personas externas a la comunidad educativa.

4.8. Tratamiento de notas de niños, niñas y adolescentes.

4.9. Tratamiento de datos personales de empleados y prestadores de servicios.

4.10. Tratamiento de datos personales de proveedores.

4.11. Tratamiento de datos personales de ex-alumnos.

5. Categorías especiales de datos

5.1. Datos sensibles.

5.2. Tratamiento de datos sensibles.

6. Autorizaciones

6.1. Autorización especial de datos personales sensibles.

7. Derechos que asisten a los titulares de datos

8.  Medidas de seguridad de la información

9. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos

10. Términos de permanencia de la información y fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento

1. Responsable del Tratamiento

Para los efectos de esta política se tendrán como datos de identificación del Responsable del Tratamiento los siguientes: 

Para efectos de la aplicación de la presente política el Colegio ha designado un Oficial de Protección de Datos Personales como responsable de implementar, actualizar y hacer seguimiento al cumplimiento de esta política por parte de los miembros de la comunidad, así como de atender en debida forma el ejercicio del derecho de Hábeas Data por parte de cualquier titular que pretenda ejercerlo:

2. Definiciones

3. Ámbito de aplicación

La presente política se aplicará al Tratamiento de Datos Personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sean aplicables las normas sobre protección de Datos Personales al Responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros. 

Las disposiciones contenidas en esta política se aplicarán a cualquier Base de Datos que se encuentren en custodia del colegio, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

4. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidades del mismo

El Colegio es responsable de los datos que obtiene de los padres y madres de familia, aspirantes, estudiantes, ex alumnos, trabajadores, proveedores y visitantes de las instalaciones. Por lo tanto, hemos adoptado medidas para tener un correcto tratamiento, conservación y manejo de estos datos y así realizar esfuerzos por el bienestar e interés de todas las personas que nos han brindado su información, siguiendo los parámetros señalados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015.

En el marco de estas medidas, deseamos dar a conocer a la comunidad el tipo de datos personales que obtenemos y las finalidades que enmarcan el tratamiento de esta información:

4.1. Tratamiento de datos personales de padres de familia y acudientes de aspirantes y estudiantes

Los Datos Personales serán utilizados para:

4.2. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

Estos Datos Personales serán utilizados por el colegio para finalidades relacionadas con su interés superior, las cuales son: 

4.3. Tratamiento de datos personales relativos a la salud de niños, niñas y adolescentes (enfermería y alergias alimentarias)

Los mismos solo serán utilizados para las siguientes finalidades: 

Todas estas autorizaciones se relacionan con el fin de proteger el interés superior del menor al tratar de garantizar el adecuado cuidado de su salud y bienestar. Así mismo, buscan garantizar y materializar el derecho fundamental a la salud del niño, la niña o el adolescente.

4.4. Tratamiento de datos personales relativos a la salud (psicología)

Los datos relativos al bienestar psicológico de niños y niñas, que pueden ser recolectados por el centro de Consejería para el Aprendizaje (KOA), se constituyen como datos de la salud y por ende de naturaleza sensible. Los mismos solo serán utilizados para las siguientes finalidades: 

Las finalidades aquí mencionadas se relacionan con el interés superior del menor ya que buscan su bienestar psicológico y emprender medidas que le permitan tratar problemáticas que afecten su desempeño académico y su desarrollo psicosocial.

4.5. Tratamiento de datos biométricos de niños y niñas (imágenes, fotografías y videos)

Los datos obtenidos en fotografías, imágenes y videos se consideran como datos personales biométricos de naturaleza sensible. Los mismos solo serán utilizados para las siguientes finalidades: 

Estos datos buscan garantizar el acceso a recursos educativos y registrar momentos de gran importancia para los niños durante su vida escolar, con fines directamente relacionados con su interés superior. 

Adicionalmente, dentro del contrato de matrícula y en la recepción del colegio se ha dado a conocer el uso de un circuito cerrado de televisión como mecanismo de seguridad establecido dentro de las instalaciones. 

4.6. Tratamiento de datos biométricos de funcionarios del colegio

Así mismo, El Colegio recolecta datos biométricos de mayores de edad pertenecientes a la comunidad educativa como docentes y funcionarios. En concreto, esta recolección tiene las siguientes finalidades:

4.7. Tratamiento de datos biométricos de personas externas a la comunidad educativa

El colegio recoge datos biométricos pertenecientes a terceros que ingresan a las instalaciones del colegio y que generalmente no hacen parte de la comunidad educativa con la finalidad de llevar un control de ingreso y salida que permita salvaguardar la seguridad de las personas y bienes ubicados en las instalaciones de la institución.

4.8. Tratamiento de notas de niños, niñas y adolescentes

El desempeño académico de los niños, las niñas y los adolescentes también es considerado como un dato personal de esta población. Es indispensable que las notas de los estudiantes sean objeto de tratamiento, porque de otra manera no podría haber un adecuado ejercicio del derecho a la educación y se estaría desconociendo el interés superior del niño, la niña o el adolescente. Entonces, debe haber un cuidado especial por parte de todo aquel que tenga conocimiento de esta información y nunca debe ser conocida por persona diferente a quienes son esenciales para que se cumpla con los fines de la educación.

4.9. Tratamiento de datos personales de empleados y prestadores de servicios

Los empleados del colegio proveen datos personales por diferentes medios, entre los que se encuentran los contratos, las hojas de vida, entrevistas, y otros documentos. Mediante el diligenciamiento de una autorización, los empleados y todas las personas naturales que prestan sus servicios en el colegio dan su consentimiento para que se realice el tratamiento de sus datos personales. Las finalidades para las cuales se hace este Tratamiento son: 

Es importante resaltar que las personas que se postulan a diferentes trabajos en el colegio deben proveer algunos datos personales, aunque no lleguen a ser seleccionados. Esto lo hacen al presentar su hoja de vida, por ejemplo. Por esa razón, también deben firmar una Autorización especial. Las finalidades para las cuales estos datos personales son recolectados son:

4.10. Tratamiento de datos personales de proveedores

El tratamiento de datos personales de proveedores solo es procedente cuando se trata de personas naturales que presten servicios especiales al colegio y que suministren datos personales esenciales para el desarrollo del mismo. Es necesario obtener datos personales de estos proveedores para que se puedan desarrollar adecuadamente los contratos que firman con el colegio. En este sentido, el colegio recoge dichos datos por medio de diferentes documentos, como el contrato. Las finalidades para las cuales se piden estos datos son: 

Estas finalidades son conocidas por los proveedores al firmar la AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES PERSONAS NATURALES.

4.11. Tratamiento de datos personales de ex-alumnos

El tratamiento de datos personales de ex-alumnos serán utilizados por el colegio para la siguientes finalidades: 

5. Categorías especiales de datos 

5.1. Datos sensibles 

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

5.2. Tratamiento de datos sensibles 

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

6. Autorizaciones

El Tratamiento de Datos Personales realizado, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. El Colegio, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La autorización podrá darse verbalmente y/o por medio de un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. En cualquier caso la autorización debe ser dada por el Titular y en ésta se debe poder verificar que éste conoce y acepta que El Colegio recogerá y utilizará la información para los fines que para el efecto se le dé a conocer de manera previa al otorgamiento de la autorización. 

En el caso de datos de niños, niñas y adolescentes, su tratamiento se enmarca dentro de las excepciones que contiene la Ley a la prohibición de tratamiento de este tipo de datos. Esta situación también es informada a los padres y acudientes y se les indica que el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se hará únicamente para finalidades relacionadas con su interés superior, para hacer efectivo su derecho a la educación y todos los demás que estén directamente relacionados con él.

6.1. Autorización especial de datos personales sensibles

El Colegio informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, El Colegio, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos. 

7. Derechos que asisten a los titulares de datos

Los derechos que la Ley otorga al titular de datos personales y que el colegio se ha comprometido a respetar, para lo cual ha diseñado mecanismos que permitan el pleno ejercicio de los mismos, son:

  1. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. 
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
  3. Ser informado por los responsables o encargados del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a los datos personales del titular.
  4. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  5. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8.  Medidas de seguridad de la información

El Colegio ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

9. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos

Todas las solicitudes que surjan en cuanto al tratamiento de los datos y frente al ejercicio de los derechos mencionados serán atendidos a través de las siguientes líneas de información:

Correspondencia: Carrera 51 # 214-55, Bogotá 111166, Colombia

Correo electrónico: tratamientodatos@glm.edu.co

Los propietarios de datos pueden enviar solicitudes de dos tipos:

  1. Consulta: si quiere conocer el tratamiento de algún dato o la existencia y forma como están consignados sus datos. En este caso, una vez el colegio recibe la solicitud se tienen diez (10) días hábiles para dar respuesta al mismo, plazo que puede ser prorrogado por cinco (5) días hábiles, lo cual se dará a conocer al solicitante.
  2. Reclamo: si considera que hay un uso indebido de los datos o ha existido un indebido tratamiento. La respuesta del colegio debe darse en quince (15) días hábiles y puede prorrogarse por ocho (8) días hábiles más.

En sus comunicaciones, deberán enviar copia de su documento de identidad, poder para representar en caso de que medie mandato, los documentos que son importantes para evaluar el caso y la dirección a la cual desea que se responda la solicitud. En caso de que la solicitud no contenga uno de estos requisitos, se le avisará de esta situación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de sus documentos. Si se está frente a un reclamo y se comunica la ausencia de documentos para analizar la situación y los mismos no se hacen llegar en dos (2) meses, entenderemos que han desistido de esta solicitud.

10. Términos de permanencia de la información y fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento

Los Datos Personales se conservarán durante el período necesario para dar cumplimiento a los fines para los que fueron recopilados. Transcurrido ese tiempo, serán eliminados. Dicho período puede variar dependiendo de los fines para los que fue recopilada la información. 

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, será dado a conocer a través de un anuncio en la página web www.glm.edu.co.

Versión Fecha Publicación Temas incorporados
1.001/10/2014Primera Publicación
1.116/05/2017Verificación, sin cambios sustanciales
1.2/2023Verificación anual  y adición de la base de datos de exalumnos y sus  finalidades